Inventarios

Para comenzar a usar el módulo de inventarios es necesario tener algunos parámetros definidos de acuerdo al tipo de operación de tu empresa.

Paso 1

Configura los parámetros generales.

Funciones cuando se usa la Caja (punto de venta)

Producto Global.- . Para que el sistema pueda hacer un CFDI Global 3.3 debes de crear un producto en tu catálogo de productos y ligarlo en este apartado. No olvides asignarle la clave del SAT 01010101.

Forma de pago cortesía.- Al tener la libertad de crear en Caja tus forma de pago, aquí debes ligar la que uses como cortesía para que la Caja no exija el cobro. Existe un candado para que no todos los cajeros puedan otorgar esa cortesía.

Forma de pago de crédito.- No es común dar crédito en un punto de venta, pero si decides incorporarla en tu caja, también debes crear la forma de pago y ligarla en este apartado.

Horas para reporte por turno.- Si quieres conocer la información de tus ventas por turno, debes señalar en el sistema las horas que conforman cada turno.

Días de antigüedad de ticket para devolución en caja.- Agrega el número de días máximos que puedan pasar para realizar la devolución de un producto mediante la caja.

Funciones cuando no se usa la caja pero se quiere ligar a la facturación

¿Aplicar Inventarios en Facturación?.- Si tu política es facturar todas tus ventas (ventas al mayoreo), esta opción te permite no usar la caja pero hacer las salidas del almacén a través de tus mismas facturas.

Ingresa a tu catálogo de productos y verifica que todos los productos en la pestaña "inventarios" sean de tipo "Artículo (con control de existencias)".

Paso 2

Configura las opciones que ligan la facturación a los inventarios.

Si seleccionaste la opción del PASO 1 "Aplicar inventarios en facturación", debes señalarle al sistema la factura que está ligada a cada almacén.

Almacén General

Si sólo manejas un almacén (el sistema lo trae por default), en el Menú>Facturación>Configurar CFDIS>Parámetros Generales> apartado 3. "Parámetros opcionales", debes señalar ese almacén.

Almacén por sucursal

Pero si tienes sucursales, debes crear un almacén para cada sucursal y ligarlo en la opción del Menú>Facturación>Configurar CFDIS>Sucursales.

El hacer esta configuración no implica que la salida del almacén se hará en automático. Recuerda que facturar no significa que ya hayas entregado la mercancía. Pero el sistema si te mostrará la salida SIN APLICAR para que tú le des clic en APLICAR y entonces sí se refleje la salida del almacén.

Paso 3

Crea departamentos, familias y vendedores para asignarlos a tus productos y movimientos de inventarios en Menú>Inventarios>Catálogos.

Paso 4

Configura tu catálogo de productos y/o servicios.

Es el mismo que se usa para facturación. Si quieres llevar el control de inventarios deberás completar algunos campos que no son obligatorios para los usuarios que sólo facturan, incluidos los de la pestaña "inventarios"

Pestaña "Generales"

Precio 1 y precio 2.- el precio 1 es el general y el precio 2 es para uso exclusivo de la caja (como una segunda opción de precio pre-establecido). El sistema por default recuerda el último precio por cada producto o servicio facturado por última vez a cada cliente.

Unidad.- para inventarios es muy importante verificar si la unidad de medida a asignar será agrupada.

Puedes agrupar tus unidades de medida para hacer más fácil las conversiones a la hora de ingresar o sacar mercancías del almacén.

Descuento.- descuento que se aplica directamente en todas las cajas (puntos de venta) de la empresa, con el objetivo de regular los descuentos desde la gerencia y no por caja de forma discrecional.

Pestaña "inventarios"

Tipo.- Hay 3 tipos:

• Artículo (con control de existencias).- esta opción obligará a que hayan existencias para poder vender en caja o aplicar la salida en la modalidad de facturación directa.

• Servicio (artículo sin control de existencias).- al emitir notas de ventas (tickets de caja) o facturas de estos productos no habrá afectación a los inventarios. Puede seleccionarse para servicios reales o productos que no se quiera llevar el control.

• Paquete.- este se utilizará para realizar salidas de paquetes conformados por varios productos adquiridos (Ejemplo.- paquete de útiles escolares que contiene: 5 libretas, 3 lapiceros, 1 borrador, 1 saca puntas).

Código de barras.- clave alfanumérica que se traducirá en un código de barras del producto para escanearlo en caja.

Departamento.- clasificación del producto a vender dentro de uno de los departamentos de la empresa. Requiere la captura previa de los departamentos en Menú>facturación> Catálogos>Departamentos de productos.

Familia.- clasificación del producto dentro de una de las familias de productos de la empresa. Requiere la captura previa de las familias en Menú>facturación> Catálogos>Familias de productos.

Clasificación extra.- atributo para distinguir el producto en los reportes de inventarios. Ejemplo: talla, color, tamaño.

Cantidad mínima y máxima.- cantidad mínima y máxima de control de inventarios para la generación de reportes.

Paso 5

Configura el tipo de movimientos de inventarios que necesites.

Puedes crear los movimientos de almacén con el nombre que tu utilizas para identificarlos. Recuerda en general tendrán un efecto de entrada y salida.

Selecciona en Tipo que se asemeje más, lo anterior es para darle el efecto contable correspondiente.

Compras.- incrementan nuestras existencias.

Devolución.- disminuyen nuestras existencias.

Traspaso.- no disminuyen ni incrementan existencias, sólo se pasan de un almacén a otro.

En los traspasos tenemos que hacer 2 movimientos, una salida del almacén actual y luego una entrada al nuevo almacén. Esto es porque las mercancías pueden estar en tránsito por un periodo prolongado. Si el tiempo es muy largo te sugerimos crear un almacén de mercancías en tránsito.

Paso 6

Crea entradas, salidas y ajustes de inventarios (toma física).